Finance and Administration Officer

About Viamo

Mobile technology is revolutionizing how organizations engage with their end users. More than 96% of the world’s population has access to a mobile phone, meaning it is now possible to reach nearly every single person on the planet. Yet 3 billion people living in emerging markets still lack access to relevant, timely, and engaging information in their local languages, and their voices remain underheard. The organizations that serve them lack the technology and capacity to reach them, and many are unaware of the power of mobile technology to meet their organizational goals.

Viamo connects individuals and organizations using digital technology to make better decisions.

With more than 30 million people reached in 2018 alone, we are well on our way to meeting our goal of reaching 50M people annually by 2023.

About the role

You will support the Country Representative and the team in Niger and work in collaboration with the Regional Accountant. You will provide administrative, financial and operational support for Viamo's activities, maintaining and controlling the completeness and accuracy of local finance and administration for the Niger office, in line with Viamo guidelines.

Key Responsibilities

Administration & operations support

Operating under the technical guidance of a Regional Accountant:

  • Ensure compliance with the procedures necessary to keep Viamo Niger registered and in good standing according to the laws in Niger;
  • Regularly ensure the legislative framework around labor law and the general tax code and report specific needs to the Country Manager and departments at the central level (HR, F&A) in accordance with local legislation;
  • Send out calls for tenders relating to Viamo Niger's audit needs, organize the counting with the committee (Finance Representative, Regional Accountant and Country Representative), then supervise the audit by assisting the service provider according to his needs;
  • Organize the process of recruiting future employees in Niger (in close collaboration with central HR and the panels of recruiters concerned).
  • Cover recurring HR needs (review of any amendments, registration of contracts with local authorities, etc.).
  • Determine the best health insurance / coverage to contract in order to best cover and within the limits of Viamo's HR policy, all employees with local contracts in Niger, and review this coverage annually.
  • Ensure the management, monitoring and relations with the service provider (s) certifying the financial statements at the end of the year.
  • As needed, ensure all administrative procedures necessary for Viamo Niger.

Finance support

  • Prepare the monthly cash flow request for general office and projects.
  • Prepare local payments following the procedure (request for payment + backup, request for signature and payment authorization).
  • Supervise / manage petty cash as needed / presence of an administrative assistant.
  • Ensure accurate coding of all expenses (project allocation).
  • Submit all project related receipts and invoices to Global Finance & Administration and save on Viamo Drive.
  • Support with monthly financial reports and large project budgets,
  • Compile and manage budgets for field activities and / or review financial reports to be sent to partners for complex projects in close collaboration with Program Managers.
  • Reconcile bank statements and accounting data.
  • Ensure the follow-up and reminders of pending invoices in collaboration with the A / R department of Viamo
  • Assist team members in all projects that involve finance as well as organizational audit.
  • Manage relations with the bank and regularly ensure Viamo's interests by reviewing the service (study of packages offered by competitors, etc.).

Payroll

  • Ensure that declaration checks are deposited with the state services concerned on time for all staff;
  • Ensure the physical and digital archiving of declaration receipts.
  • The preparation of monthly salaries and its elements (payroll, pay slip, impressions, signatures and rankings)
  • Process payroll monthly, printing and filing necessary reports.
  • Process payment for all staff.
  • Make sure that the salary control account is reconciled and outstanding payroll liabilities (INSS & IRPS) are paid in line with current tax regulations.

Operations support

  • Office management (i.e. need for various purchases, management of planning tools, lease update and registration, etc.).
  • Maintain equipment and supply inventory;
  • Support travel and field missions (accommodation, travel reservations, etc).
  • Support workshop logistics and other events (room rental, refreshments)
  • Perform general office clerk duties and errands.

Key Performance Indicators

● Ensure accuracy of accounts and reporting

● Effective payroll administration

● Effective administrative support

  • Effective financial support
  • Effective operational support

Team and Reporting Structure

  • Reports to Viamo Country Director, Niger
  • Technical supervision by the Regional Accountant.

Profile

Required

  • Relevant university degree and 3+ years general business management experience
  • Skills and experience in administrative, financial and operational management
  • Initiative and proactivity
  • Autonomy and team spirit
  • Excellent problem solving and interpersonal skills
  • Ability to adapt and be resourceful
  • Excellent written and oral communication in French and intermediate in English
  • Customer service skills
  • Organized, rigorous and detail-oriented
  • Legally authorized to live and work in Niger

Desirable

  • Experience in non-profit organizations (NGOs, civil society)telecommunications (mobile operators, ICT sector, or social enterprises
  • Entrepreneurial experience

Viamo is an Equal Opportunity Employer. We value diversity and encourage applications from all candidates. We believe that diverse perspectives help our teams to create innovative solutions and understand our global clients' needs. In alignment with our values, we are committed to recruiting and retaining a diverse global workforce without discrimination.


Apply now with a CV and a short cover letter.

Responsable Administratif et Financier (H/F), Niger

A propos de Viamo

La technologie mobile révolutionne la manière dont les organisations s'engagent auprès de leurs utilisateurs finaux. Plus de 96 % de la population mondiale a accès à un téléphone portable, ce qui signifie qu'il est désormais possible d'atteindre presque chaque personne sur la planète. Pourtant, 3 milliards de personnes vivant dans les marchés émergents n'ont toujours pas accès à des informations pertinentes, opportunes et intéressantes dans leur langue locale, et leur voix n'est toujours pas entendue. Les organisations qui les desservent ne disposent pas de la technologie et des capacités nécessaires pour les atteindre, et beaucoup d'entre elles ne sont pas conscientes du pouvoir de la technologie mobile pour atteindre leurs objectifs organisationnels.

Viamo met en relation les individus et les organisations qui utilisent la technologie numérique pour prendre de meilleures décisions.

Avec plus de 30 millions de personnes touchées rien qu'en 2018, nous sommes en bonne voie pour atteindre notre objectif de toucher 50 millions de personnes par an d'ici 2023.

A propos du rôle

Vous apporterez votre soutien au Représentant Pays et à l'équipe présente au Niger et travaillerez en collaboration avec la Comptable Régionale. Vous apporterez un soutien administratif, financier et opérationnel aux activités de Viamo, en maintenant et en contrôlant l'exhaustivité et l'exactitude des finances et de l'administration locales pour le bureau du Niger, en adéquation avec les directives du groupe.

Principales Responsabilités

Support Administratif

  • Assurer le respect des procédures nécessaires pour maintenir Viamo Niger enregistré et en règle selon les législations en vigueur au Niger.
  • Régulièrement s'assurer du cadre législatif autour du droit du travail et du code général des impôts et faire remonter au Représentant pays et les départements au niveau central (HR, F&A) des besoins spécifiques conforme aux législations locales
  • Envoyer les appels d'offres relatifs aux besoins d'audits de Viamo Niger, organiser le dépouillement avec le comité (Représentant de la finance, Comptable Régional et le Représentant du Pays), puis superviser l'audit en assistant le prestataire selon ses besoins.
  • Organiser le processus de recrutement des futurs employés au Niger (en étroite collaboration avec la RH centrale et les panels de recruteurs concernés).
  • Couvrir les besoins RH récurrents (révision des avenants éventuels, enregistrement des contrats auprès des autorités locales, etc).
  • Déterminer la meilleure assurance / couverture santé à contracter pour couvrir au mieux et dans la limite de la politique RH de Viamo, l'ensemble des employés en contrat local au Niger, et réviser cette couverture de façon annuelle.
  • Assurer la gestion, le suivi et les relations avec le(s) prestataire(s) certifiant(s) les états financiers en fin d'année.
  • En fonction des besoins, assurer toute procédure d'ordre administrative nécessaire à Viamo Niger.


Support Financier

  • Préparer la demande d’approvisionnement mensuel en trésorerie pour le bureau et les projets.
  • Préparer les paiements des prestataires locaux en suivant la procédure (demande de paiement + justificatifs, demande de signature et d’autorisation de paiement).
  • Superviser / gérer la petite caisse selon les besoins / la présence d'un assistant administratif.
  • Assurer les codifications de dépenses (allocation par projet).
  • Soumettre tous les reçus et factures liés aux projets à la Finance centrale, et sauvegarder sur l’espace de stockage de Viamo en ligne (Google Drive).
  • En collaboration avec les gestionnaires de programmes, compiler et gérer les budgets pour les activités sur le terrain et ou revoir les rapports financiers à envoyer au partenaire dans le cadre de projets complexes.
  • Appuyer l’équipe dans la conception/soumission des rapports financiers mensuels et les budgets de grands projets.
  • Réconcilier les relevés bancaires et les données comptables.
  • Assurer le suivi et les relances des factures en suspens en collaboration avec le département A/R de Viamo
  • Assister les membres de l’équipe dans tous les projets qui impliquent les finances ainsi que l’audit organisationnel.
  • Gérer les relations avec la banque et assurer régulièrement les intérêts de Viamo en révisant la prestation (étude des packages proposés par les concurrents, etc).


Paie et déclarations

  • Assurer le dépôt des chèques de déclaration auprès des services étatiques concernés dans le respect des délais.
  • Assurer l'archivage physique et digital des Récépissés des déclarations.
  • La préparation des salaires mensuels et ses éléments (état de paie, bulletin de paie, impressions, signatures et classements)
  • Paiement des salaires pour les employés
  • Veillez à ce que le compte des salaires soit rapproché et que les retenues salariales (ITS & CNSS) soient payées conformément à la réglementation fiscale en vigueur.


Support Opérationnel

  • Gestion de bureau (i.e besoin d'achats divers, gestion des outils de planning, mise à jour du bail et enregistrement, etc).
  • Tenue des inventaires de fournitures et équipements.
  • Assistance voyage et mission terrain (hébergement, réservations...)
  • Support logistique des ateliers et autres évènements (location salle, rafraîchissement)
  • Effectuer les tâches générales de commis de bureau et les courses.


Indicateurs de performance

● Assurer la cohérence des rapports de compte

● Gestion de la paie des employés locaux et des prestataires effectifs

  • Support Administratif effectif
  • Support Financier effectif

● Support Opérationnel effectif

Liaison hiérarchique

  • Sous la supervision du Représentant Pays au Niger.
  • Encadrement technique par la Comptable Régionale.


Profil

Requis

  • Diplôme universitaire en administration générale avec plus de 3 ans d’expérience en gestion.
  • Compétences et expérience en gestion administrative, financière et opérationnelle.
  • Esprit d'initiative et proactivité.
  • Autonomie et esprit d'équipe.
  • Excellentes aptitudes à la résolution de problèmes et aux relations interpersonnelles.
  • Capacité d'adaptation et pleine de ressources.
  • Excellente communication écrite et orale en français et intermédiaire en anglais.
  • Compétences en matière de service à la clientèle.
  • Organisé(e), rigoureux(se) et soucieux(se) des détails.
  • Légalement autorisé à vivre et travailler au Niger.

Souhaité

  • Expérience dans des organisations à but non lucratif (ONG, société civile) des télécommunications (opérateurs mobiles, secteur des TIC ou entreprises sociales
  • Expérience entrepreneuriale



Viamo est un employeur soucieux de l'égalité des chances. Nous valorisons la diversité et encourageons les candidatures sans distinction. Nous pensons que la diversité des points de vue, aide nos équipes à créer des solutions innovantes et à comprendre les besoins de nos clients internationaux. Conformément à nos valeurs, nous nous engageons à recruter et à conserver une équipe mondiale diversifiée, sans discrimination.


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